Pengurusan Fail

PENGURUSAN FAIL

1. Fail Induk Kelab / Persatuan

1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :

a. Draf perlembagaan
b. Draf aktiviti asas
c. Senarai Jawatankuasa Penaja

1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.

1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.





1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:



a. Kementerian Pendidikan Malaysia
b. Jabatan Pendidikan Negeri
c. Pejabat Pendidikan Daerah
d. Sekolah

1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

1.20 Laporan setiap aktiviti.

1.21 Laporan tahunan.

1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.

1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.24 Stok dan inventori.

1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

2. Fail Pengerusi

2.1 Maklumat ahli
2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
2.3 Perlembagaan kelab
2.4 Minit mesyuarat

3. Fail Setiausaha

3.1 Minit mesyuarat
3.2 Surat-surat berkaitan kelab
3.3 Buku-buku panduan kelab
3.4 Perlembagaan kelab
3.5 Maklumat ahli
3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)

4. Fail Kewangan (Bendahari)

4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab
4.2 Bil-bil pembelian.


Contoh Rujukan Fail: SMKBBU/07/KPA/2003( )